4 Étapes pour « délivrer » et arrêter les heures supplémentaires

4 Étapes pour « délivrer » et arrêter les heures supplémentaires

Lorsque je travaillais encore comme salarié, j’ai eu l’occasion de vivre une expérience très désagréable : avoir travaillé dur toute la journée sans avoir « délivré » quoi que ce soit. Tout le monde a déjà eu ce sentiment négatif. Tout ce temps et ces efforts perdus sans avoir réellement avancé dans un projet important. En plus de la frustration, s’ajoute le fait de devoir faire des heures supplémentaires afin de tenir les échéances. Mais à quoi cette situation est-elle réellement due ? Les causes principales sont les interruptions : les réunions, les collègues, les emails, les appels téléphoniques, les « urgences »… Il est possible de gérer ces interruptions (je te le conseille fortement). Cependant, pour cet article, je propose de partir du principe que ce n’est pas possible et que ces imprévus sont inévitables et incompressibles.

La méthode que je te propose est une méthode en 4 étapes. Je l’ai apprise lors d’une formation sur la gestion du temps et je l’ai mise en pratique lors de mon précédent emploi (je continue d’ailleurs à l’appliquer). J’ai légèrement adapté la méthode avec des concepts que j’ai appris par la suite en m’inspirant de Tony Robbins (coach en développement personnel). On pourrait également considérer cette méthodologie comme une version simplifiée de celle présente dans le livre Master Your Workday Now ! de Michael Linenberger.

Avant de présenter la méthode, je veux attirer ton attention sur un point important. Lorsque je parle de tâches, je veux parler de tâches que tu serais capable de réaliser de manière plus ou moins autonome. En effet, si tu travailles dans un call center ou si tu es caissier chez McDonald, il sera difficile d’appliquer les étapes détaillées ci-dessous. Tu pourras néanmoins appliquer la méthode dans ta vie privée.

Cette méthode se base sur les principes suivants :

  • une bonne organisation
  • une bonne priorisation
  • une bonne planification
  • la loi de Laborit [1] (tirée des travaux d’Henri Laborit : « La Nouvelle Grille » et « l’Eloge de la fuite »)

1) Tiens une liste de tâches à un seul endroit

Il est en effet essentiel d’avoir UN seul endroit avec toutes tes tâches, car c’est là que tu iras regarder ce que tu DOIS faire. Si tu t’éparpilles, tu perdras du temps à rechercher ce que tu dois faire et tu pourrais mal prioriser tes tâches. Je sais que c’est difficile, car beaucoup d’entreprises aiment éparpiller les tâches de leurs collaborateurs. Essaye au moins d’avoir un seul endroit pour les tâches que tu auras toi-même créées.

2) Sélectionne au moins 3 et maximum 5 tâches (les plus importantes) par jour

Sélectionne entre 3 à 5 tâches que tu aimerais bien réaliser. Ces tâches doivent être importantes. Tu pourrais être tenté d’en sélectionner plus en « pensant » pouvoir toutes les faire. En effet, si l’on considère qu’une journée compte 8 heures de travail, tu pourrais sélectionner entre 10 et 15 tâches. Le risque en faisant cela est de ne rien faire du tout à cause des interruptions et de la procrastination. Tu perdras du temps rien qu’à choisir ce que tu dois faire. De plus, tu seras tenté de commencer par les tâches « simples » et ayant peu de valeur ajoutée. Limite donc toi à 5 tâches par jours, mais sélectionne-les par ordre d’importance.

Attention, tes tâches ne doivent pas être trop volumineuses : une tâche d’une demi-journée pourrait par exemple être divisée en 2. Ne passe pas non plus trop de temps à savoir si une tâche est trop volumineuse et si elle devrait être divisée en 2 ou 3 (pure perte de temps). De la même manière, trop subdiviser les tâches va te faire perdre du temps. Tu passeras ton temps à créer des tâches et à les cocher.

3) Planifie ta journée du lendemain

Planifie la veille les 3 à 5 tâches que tu dois absolument faire le lendemain. Personnellement, je planifiais mes tâches de manière à remplir la moitié d’une journée complète (hors réunions). Si j’avais par exemple une journée de huit heures et 2 réunions d’une heure. Je partais du principe qu’il me restait 8 heures moins 2 heures de réunions. Ce qui me donnait 6 heures de disponibles. Je divisais encore ce résultat par 2 pour avoir le nombre d’heures réellement disponible pour avancer dans mon travail. Ce qui donne 3 heures dans notre exemple. Cela peut paraitre peu alors qu’on pourrait se dire qu’en réalité j’ai 6 heures à ma disposition. Malheureusement, ces heures disparaissent vite en interruptions.

4) Commence ta journée par les tâches de ta liste

Une fois tes tâches planifiées, il ne reste plus qu’à les faire. Je conseille de préférence de réaliser un maximum de tâches le matin (plus concentré) et si possible avant que les interruptions ne se manifestent. Réalise tes tâches avant de lire tes emails, avant d’être interrompu par tes collègues et surtout avant que les urgences n’apparaissent.

En appliquant ces 4 étapes, j’ai pu multiplier ma productivité par 2. Essaye par toi-même et dis-moi quels sont tes résultats.


[1] Nous privilégions ce qui nous motive et qui nous fait plaisir.

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